LV-Bearbeitung: Wie Einkaufspreise ohne manuelle Übertragungsarbeit in die EDV kommen.

Zur Preisanfrage einfach die GAEB-Datei zum Großhändler schicken.
Exakte Kalkulation mit minimalstem Zeitaufwand steht für das LC-TOP-Team von Locher & Christ Software an vorderster Stelle. Auf Initiative des Software-Anbieters wird derzeit die Nutzung des GAEB-Standards für die Preisübermittlung zwischen Großhandel und Fachhandwerk forciert. Den Elektro-Handwerksunternehmern wird das Know- How dazu in Schulungen bei den Großhandelshäusern vermittelt. Franz Locher, Geschäftsführer von Locher & Christ und Thomas Gorn von der Sonepar Süd GmbH ziehen in einem Interview ein erstes Resümee aus den bisher durchgeführten Vorführveranstaltungen.
Mehr Angebote erstellen zu können, erhöht die Chancen auf mehr Aufträge. Nach dieser Devise richtet das LC-TOP- Team den Schwerpunkt seiner Entwicklungsarbeit aus. Eine große Rolle spielt dabei die Qualität der Kalkulation. Franz Locher, einer der beiden Geschäftsführer des ober-schwäbischen Software-Unternehmens Locher & Christ, erfährt aus den regelmäßigen Kontakten mit den Anwendern, dass von zehn abgegebenen Angeboten im Durchschnitt etwa mit einem eingehenden Auftrag gerechnet werden kann. Auch, dass diese gerne auf das umständliche und Zeit raubende Abtippen von Leistungsverzeichnissen verzichten und statt dessen bei der ausschreibenden Stelle das LV als GAEB- Datei anfordern.

Großhändler setzt EK-Preise in GAEB-Projekt ein
Genau in diesem Punkt liegt der Ansatz. Denn sobald das GAEB-Leistungsverzeichnis im Rechner des Elektrofachbetriebes gespeichert war, wurde bis dato ein Ausdruck erstellt und per Post zum Großhandel geschickt, um die Einkaufspreise für die Kalkulation anzufordern.
Der Grundgedanke: Anstatt Papierberge zu produzieren und von Hand in zeitaufwändiger und fehleranfälliger Übertragungsarbeit Daten abzuschreiben, soll der Handwerksbetrieb einfach das LV als GAEB-Projekt seinem Lieferanten zusenden –  per E-Mail.
Die Vereinfachung: Vom Großhandel kommt die Datei mit den kundenspezifischen Einkaufspreisen zurück und muss nur wieder in das Projekt eingelesen werden. Der Rest ist lediglich noch, die Preise mit den Materialaufschlägen zu berechnen und die Montagekosten als Zeit oder Betrag einzusetzen. Das Einzige, was noch ausgedruckt wird, ist das fertig kalkulierte Angebot.

Software-Hersteller schult Elektrohandwerk und Großhandel
Damit sich diese Vorgehensweise verstärkt durchsetzen kann, setzt das LC-TOP-Team auf die Kooperation mit dem Elektro-Fachgroßhandel. In den Schulungsräumen verschiedener Großhandelsunternehmen wird derzeit in Vorführveranstaltungen gezeigt, wie mit LV’s im GAEB-Format die Angebotsbearbeitung sehr viel einfacher und schneller erledigt wird. Dabei wird die Abwicklung Schritt für Schritt erklärt: Von der Übermittlung des GAEB- Projekts an den Großhändler, wo die EK-Preise eingesetzt und bei Bedarf Positionen ergänzt werden, über die Rücksendung an den Fachhandwerkskunden zur Fertigbearbeitung mit Materialaufschlag und Lohnzeiten bis zur Rückgabe an das Ingenieurbüro.
Die Sonepar GmbH ist eines der Elektro-Großhandelsunternehmen, das diese Initiative unterstützt. Die Fachhandwerkskunden erhalten auf Wunsch ihre Einkaufspreise direkt in der GAEB-Datei. Damit eröffnen sich völlig neue Dimensionen der Zeitersparnis im Ablauf der LV-Bearbeitung.

Wir wollten mehr darüber wissen und haben uns mit Thomas Gorn von der Sonepar Süd GmbH, Augsburg, und Franz Locher von Locher & Christ Software zu einem Gespräch getroffen:

Thomas Gorn:
Der Elektro-Handwerksbetrieb soll, wenn es nach Ihnen geht, in Zukunft die Angebotsbearbeitung deutlich schneller abwickeln können. Wie wollen Sie dies erreichen?

Franz Locher:
„Das Prinzip ist im Grunde einfach: Hat der Handwerksbetrieb ein Leistungsverzeichnis im GAEB-Format vorliegen, bietet es sich an, dass ihm der Großhändler die Einkaufspreise direkt in die GAEB-Datei schreibt. Für den Handwerker bedeutet das eine enorme Arbeitserleichterung, ganz zu schweigen von der eingesparten Zeit. “

Thomas Gorn:
„Die LV-Bearbeitung per GAEB ist sicher ein richtiger und wichtiger Schritt zum papierlosen Büro und kann allen Beteiligten die Bearbeitung erleichtern. Die Nutzung dieser Möglichkeit, wie sie von Firma Locher und Christ angeregt wurde, sollte aus Sicht des Elektro-Großhandels vorangetrieben werden.“
Wie sehen die einzelnen Bearbeitungsschritte bei herkömmlicher Arbeitsweise aus?

Thomas Gorn:
„Es wird regelrecht händisch gearbeitet, das heißt, es werden in der Tat große Mengen Papier hin- und hergeschickt. Aber es geht dabei nicht in erster Linie darum, die Papierflut einzudämmen, sondern zum Beispiel um die Vermeidung von Übertragungsfehlern.“

Franz Locher:
„Vor allem aber geht es darum, dass unnötige Übertragungsarbeit und doppelte Eingabe vermieden wird. Der Mitarbeiter des Großhändlers gibt Position für Position in sein EDV-System ein, um dem Handwerker dann wiederum einen Ausdruck zuzusenden. Im Handwerksbetrieb müssen dann für jede Position wieder die Preise einzeln eingegeben werden. Das ist sehr uneffektiv und noch dazu fehleranfällig.“
Wie wird diese Möglichkeit bisher von den Handwerksbetrieben angenommen?

Thomas Gorn:
„Die Möglichkeit der papierlosen Bearbeitung von Leistungsverzeichnissen existiert in den Sonepar- Gesellschaften, wird aber von den Kunden bisher kaum genutzt. Obwohl es ein sehr großer Vorteil ist, das elektronische Leistungsverzeichnis nur noch in das Handwerkerprogramm importieren zu müssen und es ohne großen Aufwand weiterbearbeiten zu können.“

Franz Locher:
„Um diese Möglichkeit bekannter zu machen, veranstalten wir in den Großhandelshäusern Schulungen, um den Unternehmern des Elektrohandwerks und ihren Mitarbeitern die Abwicklung mit GAEB-Dateien Schritt für Schritt zu zeigen. Die Teilnehmer nehmen diese Anregung jedes Mal mit Begeisterung auf.“
Wird sich die Angebots-Abwicklung mit GAEB-Projekten zum Standard entwickeln können?

Thomas Gorn:
„Sonepar hat sich dieser Herausforderung gestellt und die Möglichkeit geschaffen, dass Leistungsverzeichnisse im GAEB-Format eingelesen und verarbeitet werden können. Wir werden dies sicher für die Zukunft noch weiter ausbauen. In welcher Form dies geschehen wird, hängt von den Anforderungen der Kunden und des Marktes ab.“

Franz Locher:
„Wir als Software-Unternehmen setzen uns vehement dafür ein, dass die Handwerksunternehmer die Möglichkeiten der EDV auch wirklich effektiv nutzen. Die Anwender unseres Programms, die bereits mit ihren Großhandelspartnern GAEB-Dateien austauschen, erreichen eine ungeahnte Zeitersparnis. Unser Ziel ist, dass Ausschreibungen grundsätzlich von vornherein im GAEB-Standard erstellt werden. Das heißt, die gesamte Prozesskette von LV- Erstellung über Preisanfrage und Kalkulation bis zum fertigen Angebot fährt durchgehend auf der EDV-Schiene. Letztlich ergeben sich daraus auch Vorteile für die Ingenieurbüros und den Großhandel.“
Bestehen derzeit eventuell noch Hemmnisse, die diese Anwendung auf breiter Ebene verzögern könnten, zum Beispiel aus EDV-technischer Sicht?

Thomas Gorn:
„Aus Sicht des Großhandels sollten in jedem Fall einheitliche Schnittstellen und Verarbeitungsprozesse vorangetrieben werden. Derzeit verhält es sich noch so, dass wir die GAEB-Ausschreibung im Format D 83 erhalten und mit Preisen ausfüllen. Der Handwerker hat möglicherweise das Problem, anschließend die Datei im D 84-Format wieder in seine kaufmännische Software einzulesen, um das Angebot zu kalkulieren und der ausschreibenden Stelle zurückzusenden. GAEB ist bereits ein Standard. Es ist aber keine Frage des Standards, sondern eine Frage des Formats, um den Prozess elektronisch abbilden zu können. Bei den Vorführveranstaltungen in unserer Augsburger Niederlassung hat Firma Locher & Christ mit ihrem Software-Produkt eindrucksvoll präsentiert, dass es problemlos funktioniert, wenn die programmtechnischen Voraussetzungen erfüllt sind.“

Franz Locher:
„Unser Blickwinkel erstreckt sich immer über die gesamte Auftragsabwicklung im Handwerksbetrieb. Wir haben uns veranlasst gesehen, programmtechnisch die notwendigen Voraussetzungen für den unproblematischen Datenaustausch zu integrieren. Wenn wir den Anstoß für eine insgesamt effizientere Abwicklung geben wollen, müssen wir zumindest für unser Produkt auch sicherstellen, dass das Aus- und Zurücklesen in den GAEB-Formaten D 83 und D 84 reibungslos funktioniert. Wir haben uns dieser Aufgabe gestellt und sind jetzt mit vollem Einsatz dabei, zusammen mit dem Elektro-Großhandel diese Möglichkeit dem Fachhandwerk zu vermitteln, damit diese deutliche Arbeitserleichterung und Zeitersparnis schnellstmöglich von den Betrieben praktiziert werden kann.“