Wer im Elektrohandwerk noch Bestellungen per Telefon aufgibt, Lieferscheine manuell ins Projekt einträgt und Preise von Hand aktualisiert, verliert täglich wertvolle Arbeitszeit. Jan Nothnagel, zuständig für digitale Außendienstintegration bei Sonepar Deutschland, erklärt im Gespräch, welche Schnittstellen zwischen Handwerkersoftware und Großhandel im Alltag wirklich funktionieren – und welche dabei noch unterschätzt werden. Von OCI und IDS über UGL bis hin zu Open Masterdata und ZUGFeRD: In dieser Episode bekommt ihr einen klaren Überblick, welche digitalen Werkzeuge Medienbrüche beseitigen und den Administrationsaufwand spürbar senken. Außerdem schildert Jan an einem konkreten Praxisbeispiel, wie ein Betrieb mit 15 Mitarbeitern Schritt für Schritt von manuellen Prozessen zu durchgängig digitalen Abläufen kommt.
Das Wichtigste in Kürze
Schnittstellen zwischen Handwerk und Großhandel – worauf es ankommt
Für viele Elektrobetriebe sind die verfügbaren Schnittstellen zwischen ihrer Handwerkersoftware und dem Großhandel zwar bekannt, aber noch längst nicht vollständig im Einsatz. Jan Nothnagel, der bei Sonepar Deutschland im Außendienst Kunden bei der digitalen Anbindung begleitet, beschreibt im Podcast die Bandbreite der heute verfügbaren Möglichkeiten – und erklärt, warum der Weg von manuellen zu automatisierten Prozessen kürzer ist, als viele Betriebe vermuten.
OCI und IDS: Shop-Anbindung ohne Doppelpflege
Den Einstieg in die digitale Beschaffung bildet für die meisten Betriebe die Shop-Anbindung über OCI oder IDS. Beide Schnittstellen ermöglichen den direkten Absprung aus der Handwerkersoftware in den Sonepar-Onlineshop sowie die Übertragung des fertigen Warenkorbs mit einem Klick zurück in die Software. Der Unterschied: Während OCI ausschließlich Artikeldaten überträgt, ergänzt IDS diese um Kopfdaten wie Lieferadresse, Kommission und Bestellzeichen. Das Ergebnis ist in beiden Fällen dasselbe – keine manuelle Doppeleingabe, keine Tippfehler.
UGL: der unterschätzte Standard für den elektronischen Belegaustausch
Häufig steht die UGL-Schnittstelle im Schatten der sichtbareren Shop-Anbindung, dabei deckt sie den gesamten Belegkreislauf ab. Von der Anfrage über die Auftragsbestätigung und den Lieferschein bis zur Rechnung werden alle Belege elektronisch über einen FTP-Server zwischen der Handwerkersoftware und der Warenwirtschaft des Großhändlers ausgetauscht. Besonders praktisch: Folgebelege werden automatisch dem zugehörigen Projekt zugeordnet, sodass etwa ein Wareneingang ohne manuelle Erfassung gebucht werden kann. Jan Nothnagel bezeichnet UGL ausdrücklich als unterschätztes Format – und empfiehlt Betrieben, es konsequenter einzusetzen.
Open Masterdata: aktuelle Preise und Artikeldaten auf Abruf
Die Open-Masterdata-Schnittstelle geht über die klassische Datanorm-Logik hinaus. Statt einen statischen Artikelstamm zu importieren und manuell zu aktualisieren, ruft die Software per Webservice in Echtzeit die aktuellen Einkaufspreise, Artikelbilder, Langtexte, technische Dokumente und tagesaktuelle Kupfernotierungen direkt aus dem Sonepar-System ab – laut Jan Nothnagel in unter 300 Millisekunden. Gerade bei der Angebotserstellung für Endkunden ist das ein klarer Vorteil: Preise und Produktinformationen sind zum Zeitpunkt der Kalkulation immer aktuell. Die manuelle Preispflege entfällt vollständig.
ZUGFeRD und E-Rechnung: Effizienzgewinn in der Buchhaltung
ZUGFeRD-Rechnungen sind steuerrechtlich gültig, lassen sich wie ein PDF lesen und gleichzeitig vollautomatisch verarbeiten. Für Handwerksbetriebe bedeutet das: Die Buchhaltung muss eingehende Rechnungen nicht mehr manuell abtippen. Über die DATEV-Schnittstelle kann der Steuerberater direkt auf die Belege zugreifen. In Kombination mit UGL schließt ZUGFeRD den digitalen Belegkreislauf auf der Rechnungsseite.
Praxisbeispiel: Schritt-für-Schritt-Umstellung in einem Betrieb mit 15 Mitarbeitern
Anhand eines konkreten Fallbeispiels zeigt Jan Nothnagel, wie eine typische Umstellung aussieht. Ausgangslage: veraltete Preise im System, Bestellungen per Telefon, manuelle Belegzuordnung, hoher Rückfragebedarf. Erster Schritt ist die Einrichtung der OCI- oder IDS-Schnittstelle für die Shop-Anbindung. Zweiter Schritt: Aktivierung von UGL für den vollständigen elektronischen Belegaustausch. Dritter Schritt: Open Masterdata für die automatische Preispflege der häufig genutzten Artikel. Abschließend folgt die Schulung der Mitarbeiter und die Abstimmung der betrieblichen Prozesse. Das Ergebnis, so Nothnagel, sind vollständig digitale Abläufe und eine Reduzierung des Administrationsaufwands um rund 70 Prozent.
Ausblick: ODX als künftiger Einheitsstandard
Als nächsten Entwicklungsschritt benennt Nothnagel die ODX-Schnittstelle, die im Sanitärbereich bereits eingeführt ist und sukzessive an Bedeutung gewinnt. ODX soll perspektivisch UGL ablösen und als einheitliches Format für alle Belege gelten – unabhängig vom Großhändler und der eingesetzten Software. Mit LC-TOP und weiteren Softwarehäusern befinde sich Sonepar bereits in Gesprächen über Pilotprojekte.
