Offene Posten (OP) sind Forderungen oder Verbindlichkeiten eines Unternehmens, die noch nicht vollständig ausgeglichen wurden. Dazu gehören beispielsweise unbezahlte Kundenrechnungen und ausstehende Zahlungen an Lieferanten.
In der Buchhaltung werden diese Beträge als offene Posten geführt, bis sie durch eine Zahlung oder einen anderen buchhalterischen Vorgang ausgeglichen sind.
Für Handwerksbetriebe ist die Unterscheidung besonders wichtig: Eine gestellte Rechnung bedeutet noch nicht, dass das Geld bereits auf dem Geschäftskonto eingegangen ist.
Welche offenen Posten gibt es?
Debitorische offene Posten
Ihr Kunde hat eine Rechnung noch nicht vollständig bezahlt.
Kreditorische offene Posten
Sie haben eine Lieferantenrechnung noch nicht vollständig bezahlt.
Was ist eine Offene-Posten-Liste (OP-Liste)?
Die Offene-Posten-Liste, auch OPOS-Liste genannt, zeigt die noch nicht vollständig ausgeglichenen Forderungen und Verbindlichkeiten eines Unternehmens.
Sie kann beispielsweise folgende Angaben enthalten:
- Kunde beziehungsweise Lieferant
- Rechnungsnummer und Rechnungsdatum
- Ursprünglicher Rechnungsbetrag
- Bereits geleistete Zahlungen
- Noch offener Betrag
- Fälligkeitsdatum und Zahlungsstatus
Anhand dieser Informationen kann ein Handwerksbetrieb prüfen, welche Kundenrechnungen noch nicht beglichen wurden und welche eigenen Zahlungen demnächst anstehen.
Bei der Prüfung ist allerdings zu unterscheiden, ob eine Rechnung lediglich offen oder bereits überfällig ist.
Wann ist eine offene Rechnung überfällig?
Nicht jede offene Rechnung ist automatisch überfällig.
Ein offener Posten besteht bereits, wenn eine Rechnung noch nicht vollständig ausgeglichen wurde. Eine Überfälligkeit liegt dagegen erst vor, wenn der maßgebliche Zahlungstermin überschritten ist und der Betrag weiterhin aussteht.
Beispiel: Ein Handwerksbetrieb stellt eine Rechnung mit einem vereinbarten Zahlungsziel von 14 Tagen aus.
Solange der Kunde noch nicht bezahlt hat, bleibt der Rechnungsbetrag offen. Das gilt auch während der vereinbarten Zahlungsfrist.
Wird die Rechnung bis zum maßgeblichen Fälligkeitstermin nicht beglichen, ist sie anschließend überfällig.
Für die Prüfung der offenen Posten sollten deshalb sowohl der ausstehende Betrag als auch die Fälligkeit berücksichtigt werden.
Wie werden Teilzahlungen bei offenen Posten berücksichtigt?
Gerade bei größeren Handwerksaufträgen kann es vorkommen, dass ein Kunde zunächst nur einen Teil der Rechnung bezahlt.
Der offene Posten wird dadurch nicht vollständig ausgeglichen. Stattdessen reduziert sich der ausstehende Rechnungsbetrag um die zugeordnete Zahlung.
Ein Beispiel:
Ein SHK-Betrieb stellt einem Kunden für ausgeführte Arbeiten eine Rechnung über 1.190 Euro. Der Kunde überweist zunächst 400 Euro.
| Buchungsvorgang | Betrag |
|---|---|
| Ursprünglicher Rechnungsbetrag | 1.190 € |
| Eingegangene Teilzahlung | 400 € |
| Verbleibender offener Betrag | 790 € |
Die ursprüngliche Rechnung ist damit noch nicht vollständig bezahlt. In der OP-Liste verbleibt ein offener Betrag von 790 Euro.
Erst wenn auch dieser Restbetrag vollständig beglichen oder anderweitig ausgeglichen wurde, gilt die Forderung als erledigt.
Warum sollten Handwerksbetriebe ihre offenen Posten regelmäßig prüfen?
Zwischen der Ausführung eines Auftrags und dem tatsächlichen Zahlungseingang kann einige Zeit vergehen.
Währenddessen muss der Betrieb häufig bereits Materialrechnungen, Löhne und laufende Betriebskosten bezahlen.
Eine regelmäßig gepflegte OP-Liste hilft dabei, ausstehende Zahlungen rechtzeitig zu erkennen und die verfügbaren finanziellen Mittel besser einzuplanen.
Besonders wichtig ist die Kontrolle bei größeren Projekten, Abschlagsrechnungen und mehreren gleichzeitig laufenden Aufträgen.
Außerdem lassen sich überfällige Forderungen gezielt prüfen, bevor gegebenenfalls eine Zahlungserinnerung oder Mahnung erstellt wird.