Abschlagsrechnung Vorlage für Handwerksbetriebe – kostenlos als Excel
Für Aufträge, die über Wochen laufen und nicht erst am Ende bezahlt werden sollen. Die Vorlage enthält den ersten und zweiten Abschlag sowie die Schlussrechnung, die alle bisherigen Abschläge ausweist und den Restbetrag berechnet – damit am Ende nachvollziehbar ist, was schon bezahlt wurde und was noch offen ist.
So nutzen Sie die Rechnungsvorlage
Schritt 01
Kopie anlegen
Die Vorlage öffnet sich in Google Sheets. Über „Datei → Kopie erstellen" legen Sie Ihre eigene Version an – das Original bleibt unverändert.
Schritt 02
Abschläge eintragen
Auftragssumme und den ersten Abschlag eintragen. Der zweite Abschlag und die Schlussrechnung übernehmen die vorherigen Beträge automatisch.
Schritt 03
Als PDF versenden
Jeden Abschlag über „Datei → Herunterladen → PDF" exportieren und einzeln versenden – jede Abschlagsrechnung ist eine eigene Rechnung.
Häufige Fragen
zur Abschlagsrechnung
Was ist eine Abschlagsrechnung?
Eine Abschlagsrechnung fordert eine Teilzahlung für bereits erbrachte Leistungen, bevor der Auftrag abgeschlossen ist. Sie ist keine eigenständige Rechnung über eine abgeschlossene Leistung, sondern eine Anzahlung auf die spätere Schlussrechnung. Deshalb müssen alle Abschläge in der Schlussrechnung wieder auftauchen.
Wann darf ein Handwerker Abschlagszahlungen verlangen?
Nach dem BGB kann der Unternehmer für erbrachte und vertragsgemäße Leistungen Abschläge in Höhe des Wertes verlangen, den die Leistung für den Kunden hat. Bei VOB-Verträgen gilt Ähnliches in kurzen Abständen. Voraussetzung ist in beiden Fällen, dass die Leistung tatsächlich erbracht ist – ein Abschlag „vorab" ohne Gegenleistung ist eine Vorauszahlung und muss gesondert vereinbart werden.
Was ist der Unterschied zwischen Abschlags-, Teil- und Schlussrechnung?
Die Abschlagsrechnung rechnet einen Teil eines laufenden Auftrags ab und wird später in der Schlussrechnung verrechnet. Die Teilrechnung rechnet einen abgeschlossenen, abgrenzbaren Teil endgültig ab, etwa ein fertiges Gewerk. Die Schlussrechnung schließt den Auftrag ab und zieht alle Abschläge vom Gesamtbetrag ab.
Muss auf der Abschlagsrechnung Umsatzsteuer ausgewiesen werden?
Ja. Auch Abschlagsrechnungen müssen die Pflichtangaben einer Rechnung enthalten und die Umsatzsteuer ausweisen. Die Steuer wird mit Vereinnahmung des Abschlags fällig. In der Schlussrechnung werden die bereits versteuerten Abschläge mit ihrer Umsatzsteuer abgezogen, sonst wird die Steuer doppelt geschuldet.
Wie viele Abschläge sind üblich?
Das hängt von Auftragsdauer und Volumen ab. Bei Aufträgen über mehrere Wochen sind zwei bis vier Abschläge üblich, oft an Bauabschnitte gekoppelt. Die Vorlage bildet zwei Abschläge plus Schlussrechnung ab. Wer regelmäßig mehr braucht, sollte die Abschläge in der Software führen – dort kennt jede Abschlagsrechnung automatisch die vorherigen.
So geht es digital
Dritter Abschlag und welche Summe stand nochmal im zweiten?
In LC-TOP verwalten Sie Abschläge, Einbehalte, Baukosten, Einbehalts-Skonti und Nachlässe zentral am Auftrag.
- Jeder Abschlag kennt die vorherigen
- Schlussrechnung weist alle Abschläge aus
- Leistungen bleiben mit der Nachkalkulation verknüpft