Rechnungsvorlage für Handwerksbetriebe – kostenlos als Excel
Mit allen Pflichtangaben, die eine Handwerkerrechnung braucht: Rechnungsnummer, Leistungsdatum, Positionen mit Menge und Preis, Netto, Mehrwertsteuer und Brutto – die Summen rechnet die Vorlage automatisch. Ein Feld für den Lohnanteil ist vorgesehen, damit Ihre Privatkunden die Handwerkerleistung steuerlich absetzen können.
So nutzen Sie die Rechnungsvorlage
Schritt 01
Kopie anlegen
Die Vorlage öffnet sich in Google Sheets. Über „Datei → Kopie erstellen" legen Sie Ihre eigene Version an – das Original bleibt unverändert.
Schritt 02
Daten eintragen
Rechnungsnummer, Leistungsdatum und Positionen ausfüllen. Den Lohnanteil getrennt eintragen, damit Privatkunden ihn steuerlich absetzen können.
Schritt 03
Als PDF versenden
Über „Datei → Herunterladen → PDF" exportieren und an den Kunden schicken. Oder als Excel speichern, wenn Sie lieber lokal weiterarbeiten.
Häufige Fragen
zur Rechnungsvorlage
Welche Pflichtangaben muss eine Rechnung enthalten?
Nach Umsatzsteuergesetz: vollständiger Name und Anschrift von Leistendem und Empfänger, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Rechnungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, Zeitpunkt der Leistung, das Entgelt aufgeschlüsselt nach Steuersätzen sowie Steuersatz und Steuerbetrag. Fehlt eine Angabe, kann der Kunde den Vorsteuerabzug verlieren.
Warum soll der Lohnanteil auf der Rechnung separat stehen?
Privatkunden können Handwerkerleistungen im Haushalt steuerlich geltend machen – aber nur den Arbeitslohn inklusive Fahrt- und Maschinenkosten, nicht das Material. Weist die Rechnung den Lohnanteil nicht getrennt aus, erkennt das Finanzamt den Abzug oft nicht an. Die Vorlage hat deshalb ein eigenes Feld dafür.
Muss ich Rechnungen als E-Rechnung stellen?
Seit 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen im strukturierten Format empfangen können. Die Pflicht, sie auch auszustellen, kommt für Geschäftskunden stufenweise ab 2027. Für Rechnungen an Privatkunden gilt sie nicht. Eine Excel-Datei oder ein PDF ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes – ob Ihr Betrieb betroffen ist, zeigt unser E-Rechnung-Selbsttest.
Wie lange müssen Rechnungen aufbewahrt werden?
Ausgangsrechnungen sind Buchungsbelege. Die Aufbewahrungsfrist dafür wurde 2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt. Für Rechnungen, die vor der Änderung ausgestellt wurden, gelten teils noch die alten Fristen. Im Zweifel den Steuerberater fragen.
Reicht eine Excel-Rechnung für die GoBD?
Nur mit Einschränkungen. Die GoBD verlangen, dass Rechnungen nachträglich nicht unbemerkt geändert werden können. Eine Excel-Datei erfüllt das nicht von sich aus – die Rechnung sollte nach dem Versand als unveränderbares PDF archiviert werden. Wer mehr als eine Handvoll Rechnungen im Monat schreibt, ist mit einer GoBD-zertifizierten Software auf der sicheren Seite.
So geht es digital
Rechnungsnummer im Kopf, Rechnung in Excel – und die GoBD?
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