Eine Nachkalkulation vergleicht die ursprünglich kalkulierten Kosten eines Auftrags mit den tatsächlich entstandenen Kosten. Handwerksbetriebe können dadurch erkennen, ob Material, Arbeitszeit und weitere Aufwendungen wie geplant angefallen sind oder ob Abweichungen entstanden sind.
Die Ergebnisse helfen dabei, abgeschlossene Aufträge wirtschaftlich zu bewerten und zukünftige Angebote auf Grundlage tatsächlicher Erfahrungswerte besser zu kalkulieren.
Was wird bei einer Nachkalkulation verglichen?
Ausgangspunkt ist die Kalkulation, die vor beziehungsweise zu Beginn des Auftrags erstellt wurde. Diesen Soll-Werten werden die tatsächlich entstandenen Ist-Werte gegenübergestellt.
Je nach Betrieb und Kalkulationsverfahren können beispielsweise folgende Werte berücksichtigt werden:
| Soll | Ist |
|---|---|
| kalkulierter Materialverbrauch | tatsächlich verbrauchtes Material |
| geplante Arbeitszeit | tatsächlich benötigte Arbeitszeit |
| kalkulierte Lohnkosten | tatsächlich entstandene Lohnkosten |
| geplante Fremdleistungen | tatsächlich berechnete Fremdleistungen |
| weitere kalkulierte Auftragskosten | tatsächlich entstandene Auftragskosten |
Bei der Bewertung der Arbeitskosten spielt auch der verwendete Stundenverrechnungssatz eine wichtige Rolle.
Nicht jeder Betrieb kalkuliert Kosten auf dieselbe Weise. Auch die Behandlung von Gemeinkosten hängt vom jeweiligen Kalkulationsverfahren ab.
Beispiel einer Nachkalkulation
Ein Elektrobetrieb kalkuliert für einen Auftrag Material-, Lohn- und weitere Auftragskosten von insgesamt 7.500 Euro.
Nach Abschluss des Auftrags werden die tatsächlichen Kosten ermittelt:
| Kostenart | Kalkuliert | Tatsächlich | Abweichung |
|---|---|---|---|
| Material | Kalkuliert 4.000 € | Tatsächlich 4.350 € | Abweichung +350 € |
| Lohn | Kalkuliert 3.000 € | Tatsächlich 3.450 € | Abweichung +450 € |
| weitere Kosten | Kalkuliert 500 € | Tatsächlich 550 € | Abweichung +50 € |
| Gesamt | Kalkuliert 7.500 € | Tatsächlich 8.350 € | Abweichung +850 € |
Die tatsächlichen Kosten liegen damit 850 Euro über der ursprünglichen Kalkulation.
Die reine Abweichung beantwortet jedoch noch nicht die wichtigste Frage: Warum war der Auftrag teurer als geplant?
Mögliche Ursachen sind beispielsweise höhere Einkaufspreise, zusätzlicher Materialverbrauch, mehr Arbeitsstunden als vorgesehen oder ungeplante Zusatzarbeiten.
Praxisfrage nach jedem Auftrag:
Wo ist die Abweichung entstanden – beim Material, bei den Arbeitszeiten, bei Fremdleistungen oder bereits in der ursprünglichen Kalkulation?
Was ist der Unterschied zwischen Vor- und Nachkalkulation?
Die Vorkalkulation findet vor beziehungsweise zu Beginn eines Auftrags statt. Sie dient dazu, die voraussichtlichen Kosten zu bestimmen und auf dieser Grundlage Preise beziehungsweise Angebote zu kalkulieren.
Die Nachkalkulation erfolgt anhand der tatsächlich entstandenen Werte. Sie zeigt, wie gut die ursprünglichen Annahmen mit dem späteren Auftrag übereinstimmen.
Beide Kalkulationen hängen deshalb unmittelbar zusammen:
Vorkalkulation → Auftrag ausführen → Ist-Werte erfassen → Nachkalkulation → Erkenntnisse für zukünftige Kalkulationen
Gerade dieser Kreislauf ist wichtig. Eine Nachkalkulation hat nicht nur den Zweck festzustellen, ob ein einzelner Auftrag wirtschaftlich war. Die gewonnenen Erfahrungswerte können auch in die nächste Vorkalkulation einfließen.
Wann sollte eine Nachkalkulation durchgeführt werden?
Eine Nachkalkulation ist besonders sinnvoll, sobald ein Auftrag abgeschlossen und die wesentlichen tatsächlichen Kosten bekannt sind.
Bei längeren oder umfangreicheren Projekten kann es zusätzlich sinnvoll sein, bereits während der Laufzeit regelmäßig Soll- und Ist-Werte zu vergleichen. Dadurch lassen sich größere Abweichungen gegebenenfalls erkennen, bevor das gesamte Projekt beendet ist.
Damit die Nachkalkulation aussagekräftig bleibt, müssen die tatsächlichen Daten möglichst vollständig erfasst werden. Fehlende Arbeitszeiten, nicht zugeordnetes Material oder nachträglich eingegangene Rechnungen können das Ergebnis verfälschen.
Warum ist die Nachkalkulation für zukünftige Angebote wichtig?
Ohne Nachkalkulation basiert die nächste Angebotskalkulation häufig wieder auf denselben Annahmen wie zuvor.
Zeigt sich dagegen bei mehreren Aufträgen, dass beispielsweise regelmäßig mehr Montagezeit benötigt wird als kalkuliert, kann dieser Erfahrungswert bei zukünftigen Angeboten berücksichtigt werden.
Das Gleiche gilt für Materialverbrauch, Fremdleistungen oder andere Kostenbestandteile.
Die Nachkalkulation schafft damit eine Verbindung zwischen bereits ausgeführten Aufträgen und zukünftiger Preisermittlung.
Nachkalkulation mit Handwerkersoftware
Bei vielen Aufträgen wird ein manueller Soll-Ist-Vergleich schnell unübersichtlich. Entscheidend ist deshalb, dass kalkulierte und tatsächlich entstandene Werte einem Auftrag beziehungsweise Projekt eindeutig zugeordnet werden können.
Wie LC-TOP Handwerksbetriebe bei der Gegenüberstellung von geplanten und tatsächlich entstandenen Kosten unterstützt, erfahren Sie auf unserer Seite zur Vor- und Nachkalkulation.