Gemeinkosten sind betriebliche Kosten, die keinem einzelnen Auftrag unmittelbar zugeordnet werden können. Dazu gehören beispielsweise Büromiete, Verwaltung und betriebliche Versicherungen. Damit diese Kosten bei der Preisermittlung nicht unberücksichtigt bleiben, müssen sie über geeignete Kalkulationsverfahren auf die Leistungen eines Handwerksbetriebs verteilt werden.
Welche Betriebskosten müssen bei der Auftragskalkulation berücksichtigt werden?
Bei der Kalkulation eines Handwerksauftrags reicht es nicht aus, ausschließlich Material und die unmittelbar geleisteten Arbeitsstunden zu berücksichtigen. Auch die laufenden Betriebskosten müssen über die kalkulierten Preise gedeckt werden.
Zu den typischen Gemeinkosten im Handwerk gehören:
- Raumkosten: Miete, Heizung und Nebenkosten für Büro, Lager oder Werkstatt.
- Verwaltungskosten: Gehälter kaufmännischer Mitarbeiter, Buchhaltung, Büroausstattung und allgemeine Verwaltung.
- Betriebliche Versicherungen: Beispielsweise Betriebshaftpflichtversicherung und weitere allgemeine Versicherungsbeiträge.
- Fahrzeug- und Maschinenkosten: Soweit sie nicht unmittelbar einem bestimmten Auftrag zugeordnet werden.
- Software und Kommunikation: Kosten für betriebliche Software, Telefon, Internet und IT-Infrastruktur.
Welche Aufwendungen als Gemeinkosten erfasst werden, hängt auch von der Kostenrechnung und der organisatorischen Struktur des jeweiligen Betriebs ab.
Ein Montagefahrzeug kann beispielsweise als allgemeine betriebliche Kostenstelle behandelt werden. Werden seine Kosten dagegen unmittelbar und nachvollziehbar einzelnen Aufträgen zugerechnet, können sie dort als Einzelkosten berücksichtigt werden.
Entscheidend ist, dass alle relevanten Kosten in der Kalkulation erfasst und nicht versehentlich mehrfach berücksichtigt werden.
Gemeinkosten oder Einzelkosten – wie werden die Kosten richtig zugeordnet?
Der Unterschied liegt in der unmittelbaren Zuordnung zu einem Auftrag.
Einzelkosten können direkt einer bestimmten Leistung oder einem Auftrag zugerechnet werden. Gemeinkosten betreffen dagegen mehrere Aufträge oder den Betrieb insgesamt und müssen über geeignete Verteilungsschlüssel zugeordnet werden.
Ein Beispiel aus dem Elektrohandwerk:
Einzelkosten
Für einen konkreten Elektroauftrag werden Kabel, Steckdosen und Schalter eingekauft. Die Materialien können unmittelbar diesem Auftrag zugeordnet werden.
Auch die direkt für diesen Auftrag geleisteten Montagestunden gehören zu den unmittelbar zurechenbaren Kosten.
Gemeinkosten
Der Elektrobetrieb zahlt zusätzlich Miete für sein Büro, beschäftigt eine kaufmännische Mitarbeiterin und trägt allgemeine Versicherungs- und Verwaltungskosten.
Diese Aufwendungen entstehen für den gesamten Betrieb und lassen sich nicht unmittelbar einem einzelnen Elektroauftrag zuordnen.
Damit der Betrieb seine gesamten Kosten decken kann, müssen auch die Gemeinkosten bei der Preisermittlung berücksichtigt werden.
Dasselbe Prinzip gilt beispielsweise für SHK-Betriebe, die neben Material und Montage weitere Kosten für Lager, Verwaltung, Fahrzeuge und die Organisation ihrer Aufträge tragen.
Wie werden Gemeinkosten auf einzelne Handwerksaufträge verteilt?
Gemeinkosten werden mithilfe geeigneter Verteilungsschlüssel auf Leistungen oder Aufträge umgelegt.
Je nach Kostenart und Kalkulationsverfahren können dafür beispielsweise Materialkosten, Fertigungslöhne oder produktive Arbeitsstunden als Bezugsgröße dienen.
Bei der Zuschlagskalkulation werden Gemeinkosten beispielsweise über Gemeinkostenzuschlagssätze berücksichtigt. Dadurch können die betrieblichen Kosten anteilig in die Kalkulation der einzelnen Leistungen einfließen.
Für Handwerksbetriebe ist entscheidend, dass die verwendeten Zuschläge zur tatsächlichen Kostenstruktur passen. Ein pauschaler Zuschlag berücksichtigt nicht automatisch die unterschiedlichen Anforderungen materialintensiver und lohnintensiver Aufträge.
Wie fließen Gemeinkosten in den Stundenverrechnungssatz ein?
Der Stundenverrechnungssatz eines Handwerksbetriebs muss mehr abdecken als den reinen Stundenlohn eines Mitarbeiters.
Neben den direkten Personalkosten und Lohnzusatzkosten müssen auch die betrieblichen Gemeinkosten sowie der angestrebte Gewinn bei der Preisermittlung berücksichtigt werden.
Gemeinkosten werden dabei anteilig auf die produktiven Arbeitsstunden verteilt. Je höher die betrieblichen Gemeinkosten oder je geringer die tatsächlich verrechenbaren Arbeitsstunden ausfallen, desto höher kann der erforderliche Stundenverrechnungssatz sein.
Wie hoch dieser ausfallen muss, hängt von der individuellen Kostenstruktur, den produktiven Arbeitsstunden und dem gewählten Kalkulationsverfahren ab.
Was passiert, wenn Gemeinkosten bei der Kalkulation fehlen?
Ein Auftrag kann seine unmittelbar zurechenbaren Material- und Lohnkosten decken und trotzdem zu wenig zur Deckung der übrigen Betriebskosten beitragen.
Werden Gemeinkosten bei der Preisermittlung nicht ausreichend berücksichtigt, können betriebliche Kosten auch bei guter Auftragslage ungedeckt bleiben. Dadurch fällt der tatsächliche Gewinn geringer aus als ursprünglich kalkuliert oder ein Auftrag wird unwirtschaftlich.
Deshalb sollten Handwerksbetriebe ihre Gemeinkosten und Kalkulationsgrundlagen regelmäßig überprüfen. Eine anschließende Nachkalkulation hilft dabei, Abweichungen zwischen geplanten und tatsächlich angefallenen Auftragskosten zu erkennen.
Weitere Informationen zur wirtschaftlichen Bewertung von Aufträgen finden Sie in unserem Ratgeber zur Wertschöpfung im Handwerk.
Wie unterstützt LC-TOP bei der Kalkulation von Auftragskosten?
Mit LC-TOP können Handwerksbetriebe Material, Leistungen und Arbeitszeiten kalkulieren. Für Artikel und Materialien lassen sich unterschiedliche Materialaufschläge und Lohnverrechnungssätze hinterlegen.
Zusätzlich können verschiedene Kalkulationsszenarien mit dem Kalkulationssimulator geprüft werden. So lassen sich die Auswirkungen unterschiedlicher Kalkulationswerte auf die Preisermittlung vergleichen.
Weitere Informationen zu den Funktionen finden Sie auf unserer Seite zur Kalkulationssoftware für Handwerksbetriebe.
Weiterführende Informationen
Weitere Informationen darüber, welche Kosten bei der Berechnung eines Stundenverrechnungssatzes berücksichtigt werden müssen, finden Sie bei der Handwerkskammer Region Stuttgart.