Eine Abschlagsrechnung dient dazu, während eines noch laufenden Auftrags einen Teilbetrag abzurechnen beziehungsweise eine Abschlagszahlung anzufordern. Die endgültige Abrechnung erfolgt später.
Das ist vor allem bei größeren oder länger laufenden Handwerksprojekten relevant. Material, Löhne und weitere Kosten fallen bereits während der Ausführung an, obwohl der Auftrag noch nicht vollständig abgeschlossen ist.
Rechtlich spricht das Bürgerliche Gesetzbuch vom Anspruch auf eine Abschlagszahlung. Nach § 632a BGB kann ein Unternehmer grundsätzlich einen Abschlag in Höhe des Wertes der bereits erbrachten und vertraglich geschuldeten Leistungen verlangen. Die Leistungen müssen dabei so nachgewiesen werden, dass sie sich rasch und sicher beurteilen lassen.
Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und stellt keine Rechts- oder Steuerberatung dar. Welche Regelungen im Einzelfall gelten, hängt unter anderem vom Vertrag, der Art des Auftrags und der steuerlichen Situation ab. Bei konkreten Rechts- oder Steuerfragen sollten Sie fachlichen Rat einholen.
Wann kann eine Abschlagszahlung verlangt werden?
Bei einem Werkvertrag nach BGB richtet sich die Höhe eines Abschlags grundsätzlich nach dem Wert der bereits erbrachten und geschuldeten Leistungen.
Sind Leistungen nicht vertragsgemäß ausgeführt, kann der Auftraggeber einen angemessenen Teil des Abschlags zurückhalten. Auch für lediglich angelieferte oder speziell angefertigte Stoffe und Bauteile nennt § 632a BGB besondere Voraussetzungen.
Ist die VOB/B wirksam vereinbart, gelten deren Regelungen. Nach § 16 VOB/B sind Abschlagszahlungen auf Grundlage nachgewiesener vertragsgemäßer Leistungen möglich. Die Forderung muss durch eine prüfbare Aufstellung nachvollziehbar sein; entsprechende Ansprüche werden grundsätzlich innerhalb von 21 Tagen nach Zugang der Aufstellung fällig. Eine Abschlagszahlung gilt nicht als Abnahme einer Teilleistung.
Für Verbraucherbauverträge gelten zusätzliche Schutzvorschriften. Dort dürfen Abschlagszahlungen nach § 650m BGB insgesamt grundsätzlich 90 Prozent der vereinbarten Gesamtvergütung einschließlich bestimmter Nachtragsvergütungen nicht überschreiten.
Welche Angaben gehören in eine Abschlagsrechnung?
Auch bei einer Abschlagsrechnung gelten die umsatzsteuerrechtlichen Anforderungen an Rechnungen.
Dazu gehören insbesondere:
- Name und Anschrift von Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Ausstellungsdatum
- eindeutige Rechnungsnummer
- Art und Umfang der Leistung
- Leistungs- beziehungsweise gegebenenfalls Zahlungszeitpunkt
- Nettoentgelt
- Umsatzsteuersatz und Umsatzsteuerbetrag beziehungsweise ein erforderlicher Hinweis auf eine Steuerbefreiung
Diese Anforderungen ergeben sich aus § 14 UStG.
Für die praktische Zuordnung im Handwerksbetrieb sind außerdem der Auftrag, das Projekt und der zugrunde liegende Leistungsstand hilfreich.
Die Bezeichnung „Abschlagsrechnung“ ist keine der ausdrücklich in § 14 Abs. 4 UStG aufgeführten Pflichtangaben. Sie macht für den Empfänger aber deutlich, dass noch keine abschließende Abrechnung des gesamten Auftrags vorliegt.
Beispiel eines Aufmaßblatts
Ein Elektrobetrieb führt die Elektroinstallation eines Gebäudeteils aus. Der vereinbarte Auftragswert beträgt 20.000 Euro netto.
Nach einem ersten Bauabschnitt wurden vertragsgemäße Leistungen im Wert von 6.000 Euro netto erbracht und nachgewiesen.
| Abrechnung | Betrag |
|---|---|
| Ausgeführte Leistungen netto | 6.000,00 € |
| Umsatzsteuer 19 % | 1.140,00 € |
| Abschlagsbetrag brutto | 7.140,00 € |
| Schlussabrechnung | Betrag |
|---|---|
| Gesamtbetrag brutto | 23.800,00 € |
| bereits gezahlter Abschlag | − 7.140,00 € |
| verbleibender Betrag | 16.660,00 € |
Die Beträge dienen ausschließlich als vereinfachtes Beispiel. Besondere steuerliche Fälle wie die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers sind darin nicht berücksichtigt.
Abschlagsrechnung, Teilrechnung und Schlussrechnung: Was ist der Unterschied?
Bei einer Abschlagsrechnung bleibt grundsätzlich der Gesamtauftrag bestehen. Während der Ausführung wird bereits ein Teilbetrag abgerechnet beziehungsweise gezahlt.
Eine Teilleistung ist steuerlich davon zu unterscheiden. Dafür muss eine wirtschaftlich teilbare Leistung tatsächlich in Teilen geschuldet und ausgeführt werden und für den jeweiligen Teil ein gesondertes Entgelt vereinbart sein. Eine einmalige Gesamtleistung wird nicht allein dadurch zur Teilleistung, dass sie in mehreren Raten bezahlt wird.
Die Schlussrechnung bildet schließlich die abschließende Abrechnung des gesamten Auftrags. Bereits berücksichtigte Abschläge werden dabei entsprechend angerechnet.
Die Bezeichnungen auf den Rechnungen allein entscheiden daher nicht über die rechtliche oder steuerliche Einordnung. Entscheidend sind die tatsächliche Leistung und die vertraglichen Vereinbarungen.
Pauschale oder kumulative Abschlagsrechnung?
In der Praxis können Abschläge unterschiedlich dargestellt werden.
Bei einem pauschal vereinbarten Abschlag wird beispielsweise ein bestimmter Betrag oder Prozentsatz zu einem festgelegten Projektstand vorgesehen. Ob ein solcher Zahlungsplan gilt, richtet sich nach der jeweiligen Vereinbarung und den gesetzlichen Rahmenbedingungen.
Bei einer kumulativen Abschlagsrechnung wird dagegen der bisher erreichte Leistungsstand fortgeschrieben. Frühere Abschläge werden berücksichtigt, sodass erkennbar bleibt, welcher Betrag aus dem aktuellen Gesamtstand noch offen ist.
Gerade bei mehreren Abschlagsrechnungen während eines längeren Projekts kann diese Darstellung die Nachvollziehbarkeit erleichtern.
Typische Fehler und weiterführende Informationen
Eine Abschlagsrechnung sollte eindeutig erkennen lassen, zu welchem Auftrag und welchem Leistungsstand sie gehört. Bereits gezahlte Abschläge müssen bei der späteren Schlussrechnung korrekt berücksichtigt werden.
Weitere Informationen zur praktischen Rechnungsbearbeitung finden Sie auf unserer Seite Angebote und Rechnungen.
Für elektronische Rechnungen gelten zusätzliche Anforderungen. Diese erläutern wir ausführlich auf unserer Seite E-Rechnungs-Software sowie im Ratgeber zur E-Rechnungspflicht.
Stand der rechtlichen und steuerlichen Informationen: September 2026. Rechtliche Vorgaben und Verwaltungsauffassungen können sich ändern.