Was passiert mit einem Handwerksbetrieb, wenn der Chef von heute auf morgen ausfällt? Wer gibt Zahlungen frei, kennt die laufenden Aufträge und trifft wichtige Entscheidungen?
In dieser Podcastfolge spricht Philipp Christ mit Klaus Steinseifer, Maler- und Lackierermeister, ehemaligem Handwerksunternehmer und langjährigem Unternehmensberater, darüber, warum Notfallplanung im Handwerk so wichtig ist und wie Betriebe verhindern können, dass entscheidendes Wissen ausschließlich beim Inhaber liegt.
Dabei geht es um Notfallordner, Bankvollmachten, Stellvertreter und die Frage, wie Unternehmer ihren Betrieb Schritt für Schritt unabhängiger von der eigenen Person machen können.
Notfallplanung im Handwerk: Warum ein Stellvertreter allein nicht reicht
Ein Mitarbeiter kann offiziell Stellvertreter oder sogar Prokurist sein und trotzdem im Ernstfall nicht wissen, wie der Betrieb weitergeführt werden soll.
Klaus Steinseifer berichtet in der Folge von einem Schreinerbetrieb, dessen Inhaber schwer erkrankte. Obwohl ein Prokurist vorhanden war, fehlten ihm wichtige Informationen über Aufträge und Finanzen.
Entscheidend ist deshalb nicht nur, wer vertreten soll, sondern auch, welche Informationen und Befugnisse diese Person besitzt.
Ein funktionierender Notfallplan sollte unter anderem klären:
- Wer übernimmt welche Aufgaben?
- Wer darf Zahlungen und wichtige Entscheidungen freigeben?
- Wo befinden sich relevante Unterlagen?
- Welche Projekte und Verpflichtungen laufen aktuell?
- Wer kennt die wirtschaftliche Situation des Betriebs?
Was passiert, wenn der Chef plötzlich ausfällt?
In den ersten Tagen können viele Handwerksbetriebe zunächst weiterarbeiten. Die Monteure kennen ihre Baustellen und laufende Arbeiten können fortgesetzt werden.
Schwieriger wird es, wenn Entscheidungen notwendig werden.
Wer spricht mit der Bank? Wer kennt den aktuellen Liquiditätsstand? Wer unterschreibt wichtige Unterlagen? Wer weiß, welche Angebote oder Aufträge gerade anstehen?
Steinseifer erklärt, dass ein guter Notfallplan deshalb nicht nur Kontaktdaten enthalten sollte. Er muss auch zeigen, wie der Betrieb in den kommenden Tagen und Wochen organisiert werden kann.
Was gehört in einen Notfallordner?
Der genaue Inhalt hängt vom jeweiligen Handwerksbetrieb ab.
Wichtige Bestandteile können beispielsweise sein:
- Zuständigkeiten und Vertreter
- Bankverbindungen und notwendige Vollmachten
- Ansprechpartner bei Bank, Steuerberatung und Versicherungen
- laufende Aufträge und Projekte
- wichtige Kunden- und Lieferantenkontakte
- Verträge und Unternehmensunterlagen
- finanzielle Informationen
- regelmäßige Aufgaben des Unternehmers
Steinseifer unterscheidet außerdem zwischen einem betrieblichen und einem privaten Notfallordner.
Wichtig ist vor allem, dass die zuständigen Personen wissen, wo sich die Unterlagen befinden und wie sie darauf zugreifen können.
Bankvollmachten können im Ernstfall entscheidend sein
Besonders kritisch können fehlende Bankvollmachten werden.
Steinseifer berichtet von einem Fall, bei dem ein Handwerksunternehmer plötzlich verstarb und seine Ehefrau anschließend keine entsprechende Bankvollmacht hatte.
Für den Betrieb kann das schnell problematisch werden. Gehälter, Lieferanten und andere laufende Verpflichtungen müssen schließlich weiterhin bezahlt werden.
Deshalb sollte frühzeitig mit der eigenen Bank geklärt werden, welche Vollmachten im Notfall erforderlich sind.
Auch private Vorsorgethemen wie Patientenverfügung und Betreuungsvollmacht spricht Steinseifer in der Folge an.
Wenn wichtiges Wissen nur im Kopf des Chefs steckt
In vielen Handwerksbetrieben kennt der Inhaber zahlreiche Abläufe auswendig.
Welche Kunden benötigen besondere Betreuung? Welche Angebote müssen nachgefasst werden? Welche Entscheidungen stehen an? Welche wirtschaftlichen Zahlen müssen regelmäßig geprüft werden?
Fällt der Unternehmer aus, fehlt dieses Wissen möglicherweise von einem Tag auf den anderen.
Klaus Steinseifer empfiehlt deshalb ein Aufgabenbuch. Darin wird dokumentiert, welche wichtigen Aufgaben der Unternehmer übernimmt und wie diese organisiert sind.
Ein solches Aufgabenbuch hilft nicht nur im Notfall. Auch Urlaubsvertretung, Delegation und eine spätere Unternehmensnachfolge werden dadurch einfacher.
Der Einstieg: 30 Tage lang die eigenen Aufgaben aufschreiben
Der Einstieg: 30 Tage lang die eigenen Aufgaben aufschreiben
Wer mit der Notfallplanung beginnen möchte, muss nicht sofort einen vollständigen Notfallordner erstellen.
Steinseifers Empfehlung:
30 Tage lang aufschreiben, was man jeden Tag im Betrieb macht.
Dadurch wird sichtbar, welche Aufgaben ausschließlich am Chef hängen und an welchen Stellen Informationen oder Verantwortlichkeiten fehlen.
Aus diesen Aufzeichnungen kann anschließend Schritt für Schritt ein Aufgabenbuch entstehen.
Gleichzeitig entdecken Unternehmer häufig kleinere organisatorische Probleme, die sich vergleichsweise schnell beheben lassen.
Ein guter Notfallplan macht den Betrieb unabhängiger
Die zentrale Botschaft der Folge: Ein Handwerksbetrieb sollte nicht ausschließlich von einer Person abhängig sein.
Wer Verantwortlichkeiten verteilt, wichtige Informationen dokumentiert und frühzeitig einen Stellvertreter aufbaut, verbessert nicht nur die Absicherung für einen Ernstfall.
Auch der normale Betriebsalltag wird einfacher.
Denn wenn ein Unternehmen mehrere Wochen ohne den Chef funktionieren kann, erleichtert das auch Urlaub, Delegation und Unternehmensnachfolge.
Die entscheidende Frage lautet deshalb:
Würde dein Betrieb weiterlaufen, wenn du morgen plötzlich ausfällst?
Hinweis: Dieser Beitrag gibt Inhalte und Aussagen aus der Podcastfolge wieder und dient der allgemeinen Information. Er ersetzt keine individuelle rechtliche, steuerliche oder finanzielle Beratung.
