Die UGL-Schnittstelle (Übergabeschnittstelle Lang) ist ein standardisiertes Datenformat für den elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten zwischen Handwerksbetrieben und Fachgroßhandel. Über UGL können beispielsweise Preisanfragen, Angebote und Auftragsbestätigungen übertragen werden, ohne die enthaltenen Artikel- und Auftragsdaten erneut von Hand eingeben zu müssen.
Der Standard wurde von der GC-Gruppe entwickelt und wird insbesondere im SHK- und Elektrohandwerk eingesetzt.
Welche Daten werden über UGL ausgetauscht?
Im Unterschied zu einem reinen Artikelkatalog enthält eine UGL-Datei Informationen zu einem konkreten Geschäftsvorgang.
Dazu gehören je nach Belegart und unterstützter Schnittstellenversion:
- Artikelnummern und Artikelbezeichnungen
- Bestell- oder Angebotsmengen und Mengeneinheiten
- Artikelpreise und Positionswerte
- Angaben zur Zuordnung eines Geschäftsvorgangs
- Weitere auftragsbezogene Informationen
Welche Daten tatsächlich ausgetauscht werden können, hängt von der verwendeten UGL-Version und den beteiligten Systemen ab.
Der Zweck besteht darin, Informationen aus einer Preisanfrage, einem Angebot oder einem Bestellvorgang elektronisch weiterzugeben und für die anschließende Bearbeitung verfügbar zu machen.
So funktioniert der Datenaustausch über UGL
Ein SHK-Betrieb benötigt für einen Heizungsauftrag verschiedene Armaturen, Rohrleitungen und Verbindungselemente. Die benötigten Artikel und Mengen sind bereits in der Handwerkersoftware erfasst.
Für eine Preisanfrage können diese Positionen im UGL-Format an den Großhändler übermittelt werden.
Der Großhändler bearbeitet die Anfrage und stellt die entsprechenden Angebotsdaten elektronisch bereit. Der Handwerksbetrieb kann die zurückgegebenen Artikel- und Preisinformationen anschließend in seine Software übernehmen und für die weitere Kalkulation verwenden.
Auf diese Weise müssen bereits erfasste Positionen nicht erneut aus einer E-Mail oder einem PDF-Angebot abgeschrieben werden.
Voraussetzung dafür ist, dass sowohl die Handwerkersoftware als auch der betreffende Großhändler den benötigten UGL-Datenaustausch unterstützen.
Welche Belegarten unterstützt UGL?
Der UGL-Standard wurde im Laufe der Zeit erweitert. Die Version UGL 5.0 ermöglicht einen umfangreicheren elektronischen Belegfluss zwischen Handwerk und Großhandel.
Neben Preisanfragen und Angeboten können abhängig von der eingesetzten Version und den beteiligten Systemen beispielsweise auch Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungsdaten verarbeitet werden.
Wichtig: Nicht jede Software unterstützt automatisch sämtliche Belegarten und Funktionen des UGL-Standards. Entscheidend ist der tatsächlich unterstützte Funktionsumfang der verwendeten Software und des Großhändlers.
UGL, DATANORM und IDS: Wo liegen die Unterschiede?
Bei der Verbindung von Handwerkersoftware und Großhandel kommen unterschiedliche Schnittstellen zum Einsatz. Sie erfüllen verschiedene Aufgaben.
Ein Handwerksbetrieb kann somit DATANORM für seine Artikelstammdaten, IDS für die Arbeit mit dem Online-Shop und UGL für den Austausch auftragsbezogener Dokumente verwenden.
Die Schnittstellen ergänzen sich und müssen nicht gegeneinander ausgetauscht werden.
Was wird für die Nutzung einer UGL-Schnittstelle benötigt?
Damit der elektronische Datenaustausch funktioniert, müssen die beteiligten Systeme miteinander kompatibel sein.
Der Handwerksbetrieb benötigt eine Software, die den betreffenden UGL-Datenaustausch unterstützt. Auch der Großhändler muss die benötigte Schnittstelle bereitstellen.
Zusätzlich müssen die erforderlichen Zugangsdaten, die unterstützte UGL-Version und die gewünschten Belegarten abgestimmt werden.
Die technische Übermittlung kann beispielsweise über eine bereitgestellte Datei oder einen vom Großhändler eingerichteten Übertragungsweg erfolgen.
Ob einzelne Dokumente automatisch eingelesen und einem Auftrag zugeordnet werden können, hängt von den Funktionen der eingesetzten Software ab.
UGL-Schnittstelle in LC-TOP
LC-TOP unterstützt den elektronischen Austausch von Preisanfragen, Angeboten und Auftragsbestätigungen zwischen Handwerksbetrieb und Großhandel über UGL.
Die Schnittstelle ist im LC-TOP-Schnittstellenpaket Basic enthalten.
Welche weiteren Funktionen und Schnittstellen verfügbar sind, erfahren Sie auf unserer Seite zu den LC-TOP-Schnittstellen.
Weiterführende Informationen
Weitere Informationen zu den verschiedenen Möglichkeiten der Großhandelsanbindung finden Sie in unserem Beitrag IDS, UGL und OCI – Shop-Anbindungen zum Großhandel.
Die GC-Gruppe informiert über den UGL-Standard und weitere Schnittstellen. Dort finden Sie auch weiterführende Informationen zu den unterschiedlichen Schnittstellentypen.