Die Vorkalkulation ist die Berechnung der voraussichtlichen Kosten eines Auftrags, bevor dieser ausgeführt wird. Handwerksbetriebe ermitteln dabei unter anderem den Materialbedarf, die benötigten Arbeitsstunden und weitere Kosten. Auf dieser Grundlage lassen sich Angebotspreise festlegen und die erwartete Wirtschaftlichkeit eines Auftrags beurteilen.
Im SHK- und Elektrohandwerk ist die Vorkalkulation ein wichtiger Bestandteil der Angebotserstellung. Sie hilft dabei, Leistungen so zu bepreisen, dass neben den direkt anfallenden Kosten auch betriebliche Aufwendungen und ein angemessener Gewinn berücksichtigt werden.
Welche Kosten gehören zur Vorkalkulation?
Für eine zuverlässige Vorkalkulation müssen die voraussichtlichen Kosten eines Auftrags möglichst vollständig erfasst werden. Welche Kostenpositionen einzeln ausgewiesen werden, hängt vom Betrieb und dem verwendeten Kalkulationsverfahren ab.
Zu den wesentlichen Bestandteilen gehören:
- Materialkosten: Einkaufskosten für benötigte Materialien und Bauteile, beispielsweise Kabel, Rohre, Armaturen oder Installationsmaterial.
- Lohnkosten: Kosten für die voraussichtlich benötigten Arbeitsstunden einschließlich der relevanten Personalnebenkosten.
- Fremdleistungen: Leistungen, die durch externe Unternehmen ausgeführt werden, beispielsweise spezielle Montage- oder Prüfleistungen.
- Gemeinkosten: Anteilig zu berücksichtigende Betriebskosten, etwa für Verwaltung, Fahrzeuge, Werkstatt oder Versicherungen.
Zusätzlich können weitere auftragsbezogene Kosten entstehen, beispielsweise für Maschinen, Entsorgung oder besondere Transportleistungen.
Bei der Ermittlung der Lohnkosten spielt eine realistische Stundenkalkulation eine wichtige Rolle. Wie sich betriebliche Kosten auf verrechenbare Arbeitsstunden verteilen lassen, erklärt unser Lexikonartikel zum Stundenverrechnungssatz.
Wie berechnet man eine Vorkalkulation?
Eine Vorkalkulation beginnt mit der Ermittlung des voraussichtlichen Leistungsumfangs. Anschließend werden die benötigten Mengen, Arbeitszeiten und Kosten angesetzt.
Bei einer vereinfachten Vollkostenkalkulation ergibt sich folgendes Schema:
Materialkosten + Lohnkosten + Fremdleistungen + anteilige Gemeinkosten = kalkulierte Gesamtkosten
Auf die ermittelten Gesamtkosten kann anschließend ein Gewinnzuschlag aufgeschlagen werden, um einen Netto-Angebotspreis zu bestimmen.
In der Praxis können auch Material- und Lohnzuschläge, individuelle Verrechnungssätze oder positionsbezogene Kalkulationsverfahren verwendet werden. Entscheidend ist, dass die tatsächlich anfallenden Kosten berücksichtigt und nicht mehrfach eingerechnet werden.
Beispiel einer Vorkalkulation im Elektrohandwerk
Ein Elektrobetrieb soll zusätzliche Steckdosen, Leitungen und Sicherungskomponenten in einem Gewerbeobjekt installieren.
Vor der Angebotserstellung schätzt der Betrieb die benötigten Materialien und Arbeitsstunden. Für den Auftrag ergibt sich folgende vereinfachte Vorkalkulation:
| Kostenposition | Kalkulierter Betrag |
|---|---|
| Materialkosten | 1.200,00 € |
| Lohnkosten (20 Stunden × 40 €) | 800,00 € |
| Fremdleistungen | 100,00 € |
| Anteilige Gemeinkosten | 400,00 € |
| Kalkulierte Gesamtkosten | 2.500,00 € |
| Gewinnzuschlag (10 %) | 250,00 € |
| Netto-Angebotspreis | 2.750,00 € |
Die Gesamtkosten betragen in diesem Beispiel 2.500 Euro. Mit einem Gewinnzuschlag von 10 Prozent auf diese Kosten ergibt sich ein kalkulierter Netto-Angebotspreis von 2.750 Euro.
Die verwendeten Werte dienen ausschließlich der Veranschaulichung. Der angenommene Lohnkostensatz von 40 Euro enthält in diesem Beispiel noch keine der separat ausgewiesenen Gemeinkosten. Werden stattdessen bereits entsprechend kalkulierte Verrechnungssätze eingesetzt, dürfen darin enthaltene Kosten nicht nochmals vollständig aufgeschlagen werden.
Der kalkulierte Gewinn von 250 Euro wird außerdem nur dann tatsächlich erreicht, wenn die zugrunde gelegten Kosten und Erlöse wie geplant eintreten.
Worauf sollten Handwerksbetriebe bei der Vorkalkulation achten?
Arbeitszeiten realistisch einschätzen
Neben der eigentlichen Montage können beispielsweise Vorbereitung, Anfahrt, Materialtransport und Inbetriebnahme Zeit beanspruchen. Werden solche Tätigkeiten bei der Kalkulation übersehen, kann der tatsächliche Arbeitsaufwand höher ausfallen als geplant.
Aktuelle Materialpreise berücksichtigen
Veraltete Einkaufspreise können die Kalkulation verfälschen. Bei größeren Materialmengen oder längeren Zeiträumen zwischen Angebot und Ausführung sollten deshalb mögliche Preisänderungen berücksichtigt werden.
Leistungsumfang eindeutig festlegen
Unklare Leistungsbeschreibungen erschweren die Ermittlung des Material- und Zeitbedarfs. Je genauer feststeht, welche Arbeiten ausgeführt werden sollen, desto verlässlicher lassen sich die Kosten kalkulieren.
Was ist der Unterschied zwischen Vorkalkulation und Nachkalkulation?
Die Vorkalkulation findet vor der Ausführung eines Auftrags statt. Sie arbeitet mit geplanten Mengen, geschätzten Arbeitszeiten und erwarteten Kosten. Ihr Ergebnis bildet eine Grundlage für die Preisermittlung und Angebotsabgabe.
Die Nachkalkulation vergleicht diese ursprünglichen Ansätze mit den tatsächlich entstandenen Kosten. Dadurch wird sichtbar, ob beispielsweise mehr Material verbraucht oder zusätzliche Arbeitszeit benötigt wurde.
Beide Verfahren ergänzen sich: Die Vorkalkulation liefert die Ausgangswerte, während die Nachkalkulation zeigt, wie zuverlässig diese Annahmen waren. Erkenntnisse aus abgeschlossenen Aufträgen können anschließend in zukünftige Angebote einfließen.
Welche Rolle spielt der Deckungsbeitrag bei der Vorkalkulation?
Neben den Gesamtkosten kann bei der Vorkalkulation auch der erwartete Deckungsbeitrag betrachtet werden.
Dieser ergibt sich aus dem geplanten Erlös abzüglich der variablen Kosten. Er zeigt, welcher Betrag zur Deckung der Fixkosten und anschließend zur Erwirtschaftung eines Gewinns beiträgt.
Der Deckungsbeitrag ist deshalb nicht automatisch mit dem Gewinn eines Auftrags gleichzusetzen. Wie er berechnet und interpretiert wird, erklären wir im Lexikonartikel zum Deckungsbeitrag.
Vorkalkulation mit Handwerkersoftware
Bei umfangreichen Aufträgen mit zahlreichen Material- und Leistungspositionen erleichtert eine strukturierte Kalkulation die Preisermittlung.
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Welche Funktionen dafür zur Verfügung stehen, erfahren Sie auf unserer Seite zur Vor- und Nachkalkulation mit LC-TOP.