Eine Schlussrechnung ist die abschließende Abrechnung eines Auftrags. Sie erfasst die insgesamt erbrachten Leistungen und berücksichtigt bereits geleistete Abschlagszahlungen. Daraus ergibt sich, welcher Betrag vom Auftraggeber noch zu zahlen ist.
Im Handwerk ist die Schlussrechnung besonders bei größeren Bau- und Installationsprojekten relevant, beispielsweise bei einer Heizungsmodernisierung oder umfangreichen Elektroarbeiten.
Die Begriffe Abschlussrechnung und Endrechnung werden in diesem Zusammenhang häufig gleichbedeutend verwendet.
Wann wird eine Schlussrechnung erstellt?
Eine Schlussrechnung wird üblicherweise nach Abschluss der vereinbarten Leistungen erstellt, sobald die für die endgültige Abrechnung erforderlichen Informationen vorliegen.
Dazu können die tatsächlich ausgeführten Mengen, vereinbarte Nachträge und zusätzliche Leistungen gehören.
Bei einer Abrechnung nach Einheitspreisen dient häufig das Aufmaß als Grundlage für die Ermittlung der tatsächlich erbrachten Leistungsmengen.
Ob und wann die Schlussrechnung zur Fälligkeit der Vergütung führt, hängt von der Vertragsart und den vereinbarten Regelungen ab. Bei Bauverträgen nach § 650a BGB gelten insbesondere die Voraussetzungen des § 650g Abs. 4 BGB.
Welche Angaben gehören in eine Schlussrechnung?
Für eine ordnungsgemäße Schlussrechnung gelten grundsätzlich die Rechnungsanforderungen nach § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG).
Zu den wesentlichen Angaben gehören:
- Name und Anschrift des leistenden Unternehmens und des Rechnungsempfängers
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsausstellers
- Ausstellungsdatum und eindeutige Rechnungsnummer
- Art und Umfang der erbrachten Leistungen beziehungsweise Menge und Art gelieferter Gegenstände
- Zeitpunkt der Leistungserbringung
- Nettoentgelt, gegebenenfalls vereinbarte Entgeltminderungen sowie Umsatzsteuersatz und Steuerbetrag oder ein erforderlicher Hinweis auf eine Steuerbefreiung
Wurden bereits Anzahlungen oder Abschläge vereinnahmt und darüber Rechnungen mit gesondertem Umsatzsteuerausweis erstellt, müssen auch diese Beträge und die darauf entfallenden Steuerbeträge nach den gesetzlichen Vorgaben berücksichtigt werden.
Für eine nachvollziehbare Schlussabrechnung sind außerdem die Zuordnung zum Auftrag, die erbrachten Leistungspositionen und gegebenenfalls vereinbarte Nachträge wichtig.
Je nach Rechnungsart und steuerlichem Sachverhalt können zusätzliche oder abweichende Anforderungen gelten.
Beispiel einer Schlussrechnung im Handwerk
Ein SHK-Betrieb übernimmt die Modernisierung einer Heizungsanlage. Der ursprünglich vereinbarte Auftragswert beträgt 14.000 Euro netto.
Während der Arbeiten wird eine zusätzliche Leistung im Wert von 1.000 Euro netto vereinbart. Damit erhöht sich der endgültige Netto-Auftragswert auf 15.000 Euro.
Während der Ausführung hat der Kunde bereits zwei Abschlagszahlungen geleistet:
Erster Abschlag: 4.000 Euro netto zuzüglich 760 Euro Umsatzsteuer
Zweiter Abschlag: 3.000 Euro netto zuzüglich 570 Euro Umsatzsteuer
Nach Abschluss der Arbeiten ergibt sich folgende vereinfachte Schlussabrechnung:
| Abrechnungsposition | Betrag |
|---|---|
| Ursprünglicher Auftragswert netto | 14.000,00 € |
| Vereinbarter Nachtrag netto | + 1.000,00 € |
| Gesamtleistung netto | 15.000,00 € |
| Umsatzsteuer (19 %) | 2.850,00 € |
| Gesamtbetrag brutto | 17.850,00 € |
| Bereits erhaltene Abschläge netto | − 7.000,00 € |
| Umsatzsteuer der erhaltenen Abschläge | − 1.330,00 € |
| Verbleibender Rechnungsbetrag brutto | 9.520,00 € |
Der Kunde hat bereits insgesamt 8.330 Euro brutto bezahlt. Von der endgültigen Auftragssumme von 17.850 Euro brutto verbleibt deshalb eine Restzahlung von 9.520 Euro brutto.
Darin sind 8.000 Euro Nettoentgelt und 1.520 Euro Umsatzsteuer enthalten.
Das Beispiel setzt voraus, dass sämtliche Leistungen dem regulären Umsatzsteuersatz von 19 Prozent unterliegen und die beiden Abschlagszahlungen vollständig eingegangen sind. Besondere steuerliche Regelungen, etwa zur Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers, sind nicht berücksichtigt.
Wie werden Abschlagszahlungen in der Schlussrechnung berücksichtigt?
Wurden während der Auftragsausführung bereits Abschlagszahlungen geleistet, müssen diese bei der endgültigen Abrechnung korrekt berücksichtigt werden.
Wichtig ist dabei die Unterscheidung zwischen einer gestellten Abschlagsrechnung und einer tatsächlich erhaltenen Zahlung.
Eine Abschlagsrechnung, die der Kunde noch nicht bezahlt hat, ist nicht automatisch ein bereits vereinnahmter Abschlag.
Nach § 14 Abs. 5 UStG müssen in einer entsprechenden Endrechnung die vor Leistungsausführung vereinnahmten Teilentgelte und die darauf entfallenden Steuerbeträge abgesetzt werden, wenn darüber bereits Rechnungen mit gesondertem Steuerausweis erstellt wurden.
Bei mehreren Abschlagszahlungen können die bereits vereinnahmten Teilentgelte und die darauf entfallenden Steuerbeträge unter den vorgesehenen Voraussetzungen zusammengefasst werden.
Eine korrekte Berücksichtigung ist wichtig, damit die Schlussrechnung den tatsächlich noch offenen Betrag ausweist und bereits abgerechnete Umsatzsteuerbeträge nicht fehlerhaft erneut in Rechnung gestellt werden.
Was bedeutet eine prüffähige Schlussrechnung?
Eine Schlussrechnung muss bei bestimmten Bauverträgen prüffähig sein. Das bedeutet, dass der Auftraggeber die abgerechneten Leistungen und Beträge nachvollziehen und überprüfen können muss.
Nach § 650g Abs. 4 BGB gilt eine Schlussrechnung bei einem Bauvertrag als prüffähig, wenn sie eine übersichtliche Aufstellung der erbrachten Leistungen enthält und für den Besteller nachvollziehbar ist.
Je nach Abrechnungsart können dafür beispielsweise Leistungspositionen, Mengen, Einheitspreise, Aufmaße und vereinbarte Nachträge wichtig sein.
Eine nachvollziehbare Schlussrechnung erleichtert die Prüfung und kann dazu beitragen, Rückfragen oder Unstimmigkeiten bei der endgültigen Abrechnung zu vermeiden.
Für Bauverträge nach BGB und für Verträge, bei denen die VOB/B wirksam vereinbart wurde, können unterschiedliche vertragliche und rechtliche Vorgaben gelten.
Schlussrechnung und Abschlagsrechnung: Was ist der Unterschied?
Eine Abschlagsrechnung wird während eines laufenden Auftrags gestellt. Sie dient dazu, bereits vor der vollständigen Fertigstellung eine Zahlung abzurechnen beziehungsweise anzufordern.
Die Schlussrechnung bildet dagegen die abschließende Gesamtabrechnung des Auftrags. Dabei werden die endgültig erbrachten Leistungen erfasst und bisherige Zahlungen berücksichtigt.
Eine Abschlagsrechnung ersetzt somit nicht die Schlussrechnung, wenn für den Auftrag noch eine abschließende Abrechnung erforderlich ist.
Welche Voraussetzungen für Abschlagszahlungen gelten und wie diese während eines laufenden Projekts abgerechnet werden, erklären wir im Lexikonartikel zur Abschlagsrechnung.
Welche Fehler sollten bei einer Schlussrechnung vermieden werden?
Fehler entstehen häufig, wenn bereits geleistete Abschlagszahlungen nicht vollständig berücksichtigt werden oder die Umsatzsteuerbeträge falsch zugeordnet sind.
Auch fehlende Nachträge, unzutreffende Mengen oder nicht berücksichtigte Preisvereinbarungen können zu einem falschen Rechnungsbetrag führen.
Vor der Erstellung der Schlussrechnung sollten deshalb die endgültigen Leistungen, die vertraglichen Vereinbarungen und die bisherigen Zahlungseingänge miteinander abgeglichen werden.
Schlussrechnung mit Handwerkersoftware erstellen
Bei größeren Handwerksaufträgen können zahlreiche Leistungspositionen, Nachträge und Abschlagszahlungen zusammenkommen. Eine übersichtliche Verwaltung dieser Informationen erleichtert die Rechnungsstellung.
LC-TOP unterstützt Handwerksbetriebe bei der Erstellung von Angeboten und Rechnungen sowie bei der Verwaltung von Abschlägen, Einbehalten und Nachlässen.
Weitere Informationen finden Sie auf unserer Seite zur Angebots- und Rechnungssoftware für Handwerksbetriebe.
Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und stellt keine Rechts- oder Steuerberatung dar. Welche Vorgaben gelten, hängt insbesondere von der Vertragsart und dem jeweiligen steuerlichen Sachverhalt ab.
Stand der rechtlichen und steuerlichen Informationen: Oktober 2026.