Digitalisierung im Handwerk bedeutet nicht, möglichst viele neue Tools einzusetzen. Entscheidend ist, Arbeitsabläufe dort digital zu unterstützen, wo Informationen sonst doppelt erfasst werden, Papier entsteht oder Abstimmungen unnötig Zeit kosten.
Das betrifft heute nahezu den gesamten Betriebsablauf: von Kundenanfragen und Angeboten über Auftrags- und Projektplanung bis zu Materialbeschaffung, mobiler Arbeit, Rechnungsstellung und Archivierung.
In diesem Leitfaden zeigen wir, welche Bereiche eines Handwerksbetriebs digitalisiert werden können und worauf es bei der Auswahl geeigneter Lösungen ankommt.
Was ist Digitalisierung im Handwerk?
Digitalisierung im Handwerk bezeichnet den Einsatz digitaler Technologien, um betriebliche Abläufe, Kommunikation und Informationen elektronisch abzubilden, zu verknüpfen oder zu automatisieren.
Dazu gehören beispielsweise digitale Angebote und Rechnungen, mobile Auftragsbearbeitung, Kundenverwaltung, Termin- und Projektplanung, elektronische Materialbestellung oder der ortsunabhängige Zugriff auf Unternehmensdaten.
Digitalisierte Geschäftsprozesse:
Arbeitsformen:
Kundeninteraktionen:
Produkte und Services:
Digitalisierte Geschäftsmodelle:
Der Einsatz neuer Technologien und Methoden bietet ein hohes Potenzial, das Arbeitsabläufe vereinfacht und dadurch massiv Zeit und Kosten einspart. Auch bei der digitalen Sichtbarkeit können Sie als Handwerksunternehmen bei Ihren Kunden punkten.
Teil 1: Digitale Sichtbarkeit als Handwerker
Markenwahrnehmung im Handwerk
Allerdings setzt die Markenwahrnehmung nicht auf kurzfristige Werbemaßnahmen, sondern darauf den Kunden emotional und langfristig an sich zu binden. Mit dem Ziel loyale Stammkunden zu gewinnen.
Marken-Website
Selbst das kleinste lokale Handwerksunternehmen braucht eine Website – von einer einfachen Seite mit den wichtigsten Daten über das Geschäft bis hin zu einer vollständigen Website mit Expertise und Leistungen.
Digitale Visitenkarte mit Profil: Tapni.co
In 3 einfachen Schritten zur professionellen Website
1. Domain-Name
2. Website-Hosting
Sie verbinden Ihren Domänennamen mit Ihrem Hosting-Anbieter, so dass Ihre Website, die Sie in Ihrem Hosting-Konto gespeichert haben, angezeigt wird, wenn Benutzer Ihre Website-Adresse besuchen.
Hier sind ein paar passende Hosting-Anbieter:
Strato
IONOS
3. Website umsetzen
Für die Umsetzung einer Website benötigen Sie dank sogenannter Content-Management-Systeme (CMS) oder Website-Baukasten nicht viel technisches Wissen.
Hier finden Sie ein paar einfache Website-Builder:
Webflow
WordPress
Wix
Jimdo
Als Handwerksunternehmer haben Sie sehr viel um die Ohren und möglicherweise fehlt Ihnen hier die Zeit. Aus diesem Grund bieten Werbeagenturen einen solchen Service auch für Handwerksunternehmen.
Kontaktformular für Online-Anfragen
Mit diesen Kontaktinformationen lassen sich Kundenbeziehungen aufbauen und pflegen. So generieren Sie automatisiert mehr Kunden, wodurch Ihre Umsätze gesteigert werden.
Angebotsrechner auf der Website
Bereitgestellt werden diese Rechner von unabhängigen Digitalpartnern für das Handwerk in Form von Plugins. Sie können diese Kalkulationsrechner individuell auf Ihr Angebot abstimmen und in Ihre Website einbinden.
Badrechner und Heizungsrechner können Sie hier anfragen:
Lokalleads
Tool-Box
Online-Kundengewinnung über Handwerker-Portale
Längst ist die konventionelle Art Neukunden über Zeitungs-Annoncen, Banner und andere Printmedien zu gewinnen, nicht mehr ausreichend. Wer auf Plattformen wie blauarbeit.de, myhammer, Check24 Profi und Kleinanzeigen wirbt, spart bei der Neukundengewinnung Zeit, Geld und auch Nerven.
Das Prinzip von blauarbeit.de und myhammer ist einfach: Potenzielle Kunden stellen Aufträge online – Passen diese zu Ihren Tätigkeitsschwerpunkten werden Sie als Handwerksunternehmen über den Auftragsalarm informiert.
Anschließend können Sie Ihr aussagekräftiges Angebot abgeben und mit dem neugewonnenen Kunden in Verbindung treten. blauarbeit.de ist dabei völlig kostenlos.
Auch über Kleinanzeigen und Check24 Profis können Sie kostenlos Ihre Handwerksdienste anbieten.
Bewertungsplattformen als Werbemittel
Die Optimierung Ihres Profils mit Bildern, Beschreibung und Adresse Ihres Handwerksbetriebs verbessert die Sichtbarkeit innerhalb der Ergebnislisten von Suchmaschinen und trägt das Unternehmen in Google Maps ein (Google Unternehmensprofil).
Eine Anleitung zur Einrichtung eines Unternehmensaccounts finden Sie hier: Google Support
Niemand kauft gerne die Katze im Sack. Durch die vielen digitalen Möglichkeiten spielen Kommentare und Rezensionen zunehmend eine größere Rolle bei der Produkt-/Dienstleistungswahl.
Haben Sie nicht auch schon die Bewertungen eines Restaurants gelesen, bevor Sie dort gegessen haben?
Kommentare und Kundenrezensionen zu ermöglichen, sagt viel über die Unternehmenskultur und stärkt das Vertrauen in Sie als Handwerker.
Beliebte Plattformen, um Ihr Unternehmen von Kunden bewerten zu lassen:
Interessante Bewertungsplattform für Handwerksunternehmen:
Mobile Marketing
Soziale Plattformen wie Instagram und Facebook sind wichtige kommunikative Marktplätze, die potenzielle Kunden und Mitarbeiter einladen, sich mit Ihrem Handwerksunternehmen zu beschäftigen.
Teil 2: Digitales Büro im Handwerk
„Die Digitalisierung ersetzt den Menschen nicht, sie erweitert vielmehr seine Möglichkeiten“
– Dr. Peter Bartels, PwC Deutschland
Büroautomatisierung im Handwerk: Wiederkehrende Aufgaben reduzieren
Büroautomatisierung bedeutet, wiederkehrende administrative Abläufe mit Software und Schnittstellen zu vereinfachen oder automatisch weiterzuverarbeiten. Im Handwerksbetrieb geht es dabei vor allem darum, Informationen nicht mehrfach erfassen zu müssen und Routineaufgaben im Büro zu reduzieren.
Automatisieren lassen sich beispielsweise Teile der Materialbeschaffung, der Datenaustausch mit dem Großhandel oder wiederkehrende Abläufe bei Aufträgen und Dokumenten. Wichtig ist dabei: Zuerst sollte der bestehende Prozess klar sein. Erst anschließend lässt sich sinnvoll entscheiden, welche Arbeitsschritte digitalisiert oder automatisiert werden können.
Ein Beispiel sind Schnittstellen in LC-TOP, über die Daten zwischen Handwerkssoftware und Großhandel ausgetauscht werden können. Dadurch lassen sich manuelle Übertragungen reduzieren und Informationen direkt für die weitere Auftrags- und Projektbearbeitung nutzen.
Videokonferenzen
Videokonferenzen im Kunden-Marketing:
Von der Anfrage des Kunden, über das Angebot des Betriebes, bis zur Koordination des Projektes. Auch mit mehreren Teilnehmern sind gemeinsame Gespräche möglich, obwohl sich alle in räumlich getrennten Standorten befinden.
Videokonferenzen mit Bewerbern und Mitarbeitern:
War das Gespräch erfolgreich, folgt ein Treffen vor Ort, um sich eine abschließende Meinung bilden zu können. Insgesamt minimiert das den Aufwand für Bewerber und Betrieb.
Verschiedene Anbieter unterscheiden sich je nach Einfachheit und Kosten:
skype.com: Sprechen. Chatten. Zusammenarbeiten.
zoom.us: Meeting-Lösungen.
Microsoft Teams: Gruppen-Chat-Software.
webex.com: Arbeiten Sie von unterwegs oder zu Hause.
On-Demand-Learning
Durch die kontinuierlich weiterentwickelnde Technik in der Handwerksbranche lernen Handwerker nie aus und das wird durch interaktive Lernportale weiter unterstützt.
Bereits auf YouTube gibt es einigen kostenfreie Inhalte, die einen Handwerksunternehmer mit Fachkompetenz in verschiedenen Bereichen der Digitalisierung unterstützen.
Großartige YouTube-Kanäle fürs Handwerk:
Handwerk Digital
SHK Info
Bauhandwerk
Agile Teams
Die jungen Fachkräfte möchten ihre Kreativität ins Unternehmen einbringen, sich beweisen und streben nach Karriereaufstiegschancen.
Viele Handwerksunternehmen heißen diese Eigeninitiative willkommen und nutzen diese als Antrieb um sich einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen. Scrum nennt sich das neue Zauberwort für diese Art des agilen Projektmanagements.
Fördern auch Sie durch regelmäßige Feedback-Schleifen und enge Zusammenarbeit in Teams die Entwicklung neuer Lösungsansätze. Denn durch Kommunikation auf Augenhöhe in kleinen Gruppen ergeben sich oftmals sehr interessante Lösungsansätze.
In festgelegten Abständen lernen Ihre Mitarbeiter durch die Diskussion der Zwischenergebnisse, in den sogenannten Scrum-Sprints, Probleme ohne den ständigen Rat des Chefs zu lösen.
Nicht nur im Bereich der Projektplanung kann Scrum Erfolge versprechen, sondern auch im Bereich des Kundenservice. Ihre Monteure lassen sich eigene Lösungsansätze einfallen. So können Sie sich auf die wichtigen Dinge im Unternehmen fokussieren und sich auch mal entspannt zurücknehmen.
Es gibt zahlreiche Tools, die Sie bei der Planung, Organisation und Verwaltung der Scrum-Sprints unterstützen:
Asana
Atlassian
awork
Hört sich alles so an, als würde es einen Haken geben? – Die Herausforderung von Scrum liegt in den 5 Werten, die für erfolgreiches Scrum vorausgesetzt werden: Mut, Fokus, Selbstverpflichtung, Respekt und Offenheit.
Mut:
Fokus:
Selbstverpflichtung:
Respekt:
Offenheit:
Remote Working im Handwerk
Spätestens seit der Coronapandemie ist Remote Work auch in Handwerksunternehmen ein fester Bestandteil. In einer Umfrage der Techniker Krankenkasse gaben 46 Prozent der befragten Arbeitnehmer an, im Home-Office öfter krank zu arbeiten, da sie dort niemanden anstecken.
Damit Remote Working trotz fehlenden persönlichen Austauschs mit Kollegen funktioniert, sollte eine Plattform (Teams, WhatsApp Business, Slack, etc.) festgelegt werden, auf der sich alle Mitarbeiter zentral austauschen können.
Doch wie setzt man Remote Working so um, dass auch Mitarbeiter mit wenig digitalem Know-how damit zurechtkommen? – Ganz einfach.
Mit Hilfe einer Cloud, beispielsweise der Cloud von LC-TOP, arbeiten Ihre Mitarbeiter per Fernzugriff in Ihrer vertrauten Desktop-Umgebung. Sämtliche Unternehmensdaten und Applikationen können wie gewohnt vom gleichen Speicherort aufgerufen werden.
Kundenverwaltung
Neukundengewinnung ist erwiesenermaßen teurer, als bestehende Kunden zu halten. Moderne Handwerksunternehmen speichern Kundendatensätze und verarbeiten diese computergestützt, um eine bessere Kundenbindung zu ermöglichen, Kosten einzusparen und Arbeitsprozesse zu vereinfachen.
Mit Hilfe digitaler Kundeninformationen können Sie Kunden gezielter und individueller beraten. Das bringt Sie näher zum Kunden und eröffnet einen Überblick über Umsätze und Kaufverhalten je Kunde.
Mit der richtigen Software lassen sich diese Kundendaten verarbeiten und Rückschlüsse auf die Interessen des Kunden ziehen. Abhängig von den eigenen Anforderungen werden in modernen Customer-Relationship-Systemen (CRM-Systemen) zum Beispiel folgende Daten gespeichert:
• Person: Personen-ID, Anrede, Titel, Name, Nationalität, Position, Geschlecht, Familienstand
• Unternehmen: Branche, Umsatz, Mitarbeiterzahl, Marktanteil, Mutter- und Tochtergesellschaften, Bonitätsinformationen
• Adresse: Geschäftsadresse mit Anschrift
• Angaben zur Person: Arbeitgeber, Branche, Schlagwörter
• Kommunikation: Telefon, Mobiltelefon, Telefax, E-Mail
• Webdienste: Webseite, Social Media-Profile
• Kundenhistorie: E-Mails, Notizen, Dokumente, Projekte, Angebote, Rechnungen
• Persönliche Interessen: Hobbys, Interessen, Urlaubsorte, Geburtstag
• Erstellte Angebote mit Abschlusswahrscheinlichkeit, Verlorene Aufträge
Materialbeschaffung
Großhändler wie die GC-Gruppe, die Zander-Gruppe, Sonepar und Obeta entwickeln neue digitale Vertriebsplattformen und Marktplätze, durch die Sie digital vernetzt Artikel und Leistungen beziehen können. Die Hersteller arbeiten nicht nur an der Digitalisierung ihrer Waren, sondern auch an der optimalen Bereitstellung der notwendigen Informationen.
Auf dieser Grundlage lassen sich Artikel ohne Mail- oder Telefonbestellung über Schnittstellen wie Datanorm und IDS direkt über die Portale der Großhändler beziehen. Datanorm unterstützt Sie hierbei beim Austausch von Artikelstammdaten, IDS bietet einen direkten Zugang zum Online-Shop mit Übernahme und Bestellung gewünschter Artikel.
Für den Prozess der Auftrags- und Projektbearbeitung bedeutet das eine direkte Übernahme aller Mengen- und Preisangaben in Angebote, Rechnungen und Kalkulationen. Manche Handwerker Software Anbieter wie LC-TOP stellen diese Schnittstellen kostenfrei zur Verfügung.
Lager
Niemand garantiert Ihnen, dass sich ein Artikel morgen noch genauso gut verkaufen lässt wie heute. Hohe Lagerbestände binden Ihr Kapital, bis die Ware veraltet ist und an Wert verliert. Zu wenig Material auf Lager führt jedoch zu Kundenunzufriedenheit, da Sie Ihre Lieferzeiten nicht mehr einhalten können.
Aus diesem Grund gewinnt die Frage nach der richtigen Lagerhaltung immer mehr an Bedeutung. Nur wer sein Lager ausreichend pflegt, kennt seinen Materialbestand und kann diesen rechtzeitig auffüllen ohne unnötig Lagerkapazitäten zu verschwenden und Kapital einzufrieren. Doch hier fehlt es oft an Personal oder Zeit.
Abhilfe schaffen auch hier digitale Helfer, die mittels Bar- oder QR-Code und Smartphone oder Scanner die Warenentnahme, -rückgabe und -bestellung dokumentieren.
Abrechnung
Digitale Rechnungsprozesse können den Aufwand bei der Erstellung, Übermittlung und Verarbeitung von Rechnungen reduzieren. Rechnungen lassen sich direkt aus einer geeigneten Handwerkersoftware erstellen und strukturiert ablegen.
Eine besondere Rolle spielt dabei die E-Rechnung. Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Für die verpflichtende Ausstellung gelten Übergangsregelungen bis Ende 2027.
E-Rechnungen enthalten strukturierte Rechnungsdaten, die elektronisch weiterverarbeitet werden können. In Deutschland werden dafür beispielsweise die Formate XRechnung und ZUGFeRD verwendet.
Welche gesetzlichen Anforderungen, Übergangsfristen und Ausnahmen aktuell gelten, erklären wir ausführlich in unserem Ratgeber zur E-Rechnungspflicht
Archivierung
Rechnungen müssen 8 Jahre archiviert und revisionssicher (GoBD-konform) abgelegt werden.
Dabei müssen Zahlungsbedingungen oder das Fälligkeitsdatum gelistet werden. Zum Managen von Dokumenten ermöglichen Dokumentenmanagement-Systeme, Dokumente und andere digitale Inhalte zentral zu speichern, organisieren, verwalten und zu teilen.
Dabei lohnt es sich gezielt durch eine Suche auf archivierte Projekte und Aufträge zuzugreifen.
Digitale Auftrags- und Terminplanung
Digitale Planung verbindet Termine mit den dazugehörigen Aufträgen, Kunden und Aufgaben. Mitarbeiter können dadurch sehen, welcher Einsatz ansteht, wo er stattfindet und welche Arbeiten vorgesehen sind.
Für Handwerksbetriebe ist besonders wichtig, dass Informationen nicht getrennt in Kalender, Papierunterlagen und Auftragssoftware gepflegt werden müssen. Je stärker Planung und Auftragsbearbeitung miteinander verbunden sind, desto weniger Informationen müssen mehrfach erfasst werden.
Fazit: Digitalisierung muss den Arbeitsalltag vereinfachen
Digitalisierung im Handwerk ist dann sinnvoll, wenn sie konkrete Abläufe verbessert. Das kann bei der Kundenanfrage beginnen und über Auftragsplanung, Materialbeschaffung und mobile Arbeit bis zur Rechnung und Archivierung reichen.
Handwerksbetriebe müssen dabei nicht jeden Prozess gleichzeitig digitalisieren. Sinnvoll ist, zunächst die Abläufe zu identifizieren, bei denen Informationen mehrfach erfasst werden, unnötige Abstimmungen entstehen oder besonders viel Zeit verloren geht.
Entscheidend ist anschließend, Lösungen so miteinander zu verbinden, dass Informationen durchgängig genutzt werden können und keine neuen digitalen Insellösungen entstehen.
Philipp Christ
PRODUKTMANAGER
Nach seinem Studium im Bereich Wirtschaftsingenieurwesen Elektro- und Informationstechnik, ist Philipp in das Familienunternehmen Locher & Christ eingestiegen. Nun unterstützt er als Produktmanager LC-TOP dabei, Softwarelösungen für das Handwerk effizienter zu gestalten.
